Très chères et très chers membres de l’Association étudiante de l’ENAP,
Alors que nous entamons le mois d’août, je reviendrai très prochainement vers vous pour présenter le programme des activités de la rentrée qui se profile. Ce programme est élaboré dans des conditions rocambolesques, prenant le relais des coordonnateurs de campus qui ont refusé d’exercer la mission pour laquelle vous les avez élus. C’est donc le Bureau exécutif composée des vice-présidents, trésorier et secrétaire qui travaille activement cet été pour mettre sur pied ces activités.
Il me faut donc prendre un moment pour partager avec vous certaines informations importantes concernant notre association. Comme vous le savez peut-être, nous avons récemment fait face à des défis internes. Alors que pendant trois mois les coordonnateurs n’ont pas mené leur mission, ils ont récemment annoncé sur un groupe de discussion, dont je ne fais pas partie, qu’ils cessaient aussi de participer aux instances décisionnelles. J’ai mis du temps, ce week-end, à comprendre les questions que je recevais à ce sujet et je m’en excuse. Je sais aussi que beaucoup d’entre vous sont fatiguées des chicanes incessantes. J’en suis tellement désolé. Je vous promets que nous prenons le soin d’y répondre mais que cela ne nous détourne pas une seconde de notre mission de vous servir.
Aussi, en premier lieu, bien que ces événements puissent sembler perturbateurs, je tiens à vous assurer que notre engagement envers vous, les étudiants de l’ENAP, reste inébranlable.
Avant de poursuivre, je pense qu’il est important de clarifier comment fonctionne une petite organisation sans but lucratif comme la nôtre ici au Québec. Notre association est composée d’une seule salariée, qui assure le fonctionnement quotidien de l’organisation, et d’une équipe de bénévoles dévoués qui consacrent leur temps et leur énergie à servir les intérêts des étudiants. Ces bénévoles occupent des postes au sein de notre exécutif et coordonnent nos diverses initiatives et programmes.
Il est également important de comprendre comment fonctionnent les élections au sein des associations étudiantes au Québec. Lors de ces élections, chaque candidat se présente pour exercer une fonction spécifique au sein de l’association, que ce soit en tant que secrétaire, trésorier, coordonnateur de campus, ou autre. Chaque poste a un ensemble de responsabilités et de tâches associées, qui sont clairement définies et qui correspondent à un périmètre d’action spécifique.
Lorsqu’une personne est élue à un poste, elle s’engage à assumer ces responsabilités et à travailler pour le bien de l’association et de ses membres. C’est un engagement sérieux qui nécessite du dévouement, de l’engagement et une volonté de servir les intérêts de la communauté étudiante.
C’est pourquoi, lorsque quelqu’un décide de se retirer d’un poste, cela peut avoir un impact sur le fonctionnement de l’association. Cependant, il est également important de respecter la décision de cette personne et de comprendre que les responsabilités associées à ces postes peuvent parfois être difficiles à assumer.
Dès leur premier message, les coordonnateurs ont demandé « l’affectation des ressources financières régulièrement allouées à cet effet ». Il a fallu alors expliquer que la fonction était bénévole et nous pouvons tout à fait comprendre que cette information rende alors la tâche difficile pour concilier cette activité nouvelle avec d’autres engagements personnels ou professionnels.
Il est important de noter que le travail bénévole, bien qu’extrêmement gratifiant, peut aussi être exigeant. C’est pourquoi nous sommes toujours reconnaissants envers ceux qui choisissent de s’engager dans ce travail, et nous respectons également la décision de ceux qui choisissent de se retirer pour se concentrer sur d’autres aspects de leur vie.
Il est aussi essentiel de se souvenir de notre histoire pour comprendre notre situation actuelle. Il y a quelques années, notre association traversait une période difficile. Le nombre de candidats se présentant aux élections était insuffisant, le dialogue avec l’administration était rompu, et l’engagement des étudiants était à son plus bas. C’est grâce à l’impulsion de Darine, suivie par Giordanna, que l’association a repris vie. Un petit groupe de personnes dévouées a travaillé sans relâche pour revitaliser l’association et faire entendre la voix des étudiants au sein des instances de l’ENAP. Je suis fier de m’inscrire dans cette lignée modeste mais résolue.
Nous sommes également conscients des difficultés rencontrées par nos prédécesseurs au sein des conseils d’administration précédents. Les défis étaient nombreux et les obstacles parfois conséquents. Cependant, nous ne pouvons que saluer leur dévouement et leur engagement. Ils ont consacré leur temps, leur énergie et leur expérience à la réalisation d’un travail passionnant et exigeant. Nous ne pouvons que leur être reconnaissants pour leur contribution à l’association.
La pandémie a ensuite été un frein réel à notre élan. Les campus ont été fermés, les interactions en personne ont été limitées, et nous avons dû nous adapter à une nouvelle réalité. Aujourd’hui, alors que nous travaillons à la réouverture de nos espaces et à la reprise de nos activités, nous sommes confrontés à des défis inattendus. Par exemple, personne n’a utilisé les ordinateurs de l’association depuis quatre ans, et personne ne se souvient des mots de passe. Ce sont des détails apparemment mineurs, mais ils illustrent les défis auxquels nous sommes confrontés pour remettre l’association sur pied après une période d’inactivité prolongée. Malheureusement, les coordonnateurs n’ont pas participé à cet effort de reconstruction. Une fois encore, nous le comprenons et nous avons collectivement pris le relais.
Aujourd’hui, mon équipe et moi-même avons repris le flambeau dans ce contexte complexe. Nous sommes déterminés à relever les défis et à revitaliser l’association. Notre objectif est double : d’une part, nous voulons que les étudiants de l’ENAP se distinguent par la qualité de l’enseignement qu’ils reçoivent et de leur vie étudiante ; d’autre part, nous souhaitons vous offrir un soutien maximal tout au long de votre parcours académique. Nous sommes pleinement investis pour que l’AEENAP soit une association qui réponde à vos attentes et qui contribue à faire de votre expérience à l’ENAP une expérience enrichissante et gratifiante.
Notre objectif principal depuis notre élection a toujours été d’être prêts pour la session d’automne. Chaque membre du bureau exécutif s’est pleinement investi dans cette mission, travaillant sans relâche pour préparer l’association à accueillir et à soutenir nos étudiants. Notre vice-présidente en charge des affaires extérieures a mené un travail de fond et de proximité avec l’Union des étudiants du Québec, renforçant nos liens et notre collaboration avec cette organisation clé. Notre vice-présidente en charge de la recherche a élaboré un programme d’activités nouvelles pour la rentrée, visant à stimuler l’engagement des étudiants chercheurs et à faire vivre cette importante communauté longtemps sous-estimée.
Le vice-président aux affaires académiques a été pleinement investi dans le soutien aux étudiants, gérant des affaires souvent personnelles et difficiles liées aux parcours individuels de chacun d’entre vous. Il a été un soutien précieux pour de nombreux étudiants, et continuera à l’être à l’avenir. Notre vice-présidente à la communication a repris en main les mailings et les réseaux sociaux, et a mis en place des projets pilotes pour l’accueil des nouveaux étudiants et l’accompagnement des futurs diplômés. Ces initiatives sont essentielles pour assurer une transition en douceur pour les nouveaux étudiants et pour soutenir ceux qui sont sur le point de terminer leurs études. Enfin, notre secrétaire, qui nous a rejoint le mois dernier, a déjà réussi à structurer nos outils de suivi, améliorant ainsi notre efficacité et notre organisation.
Enfin, concernant le principal sujet évoqué par les coordonnateurs de campus, les états financiers :
Notre trésorière, qui vient également de prendre ses fonctions (après plusieurs années sans personne à ce poste), a travaillé en étroite collaboration avec l’expert-comptable mandaté pour effectuer le bilan comptable de l’année écoulée. Selon notre charte, il est demandé à chaque assemblée générale de désigner le futur vérificateur, qui doit être un membre de l’ordre des comptables agréés et indépendant de l’association. Lors de la dernière assemblée générale, vous avez choisi M. Bruno Émond du Cabinet Mazars, pour son professionnalisme et son expérience avec les petites OBNL comme notre association étudiante. M. Émond a géré les finances d’au moins 30 associations étudiantes au Québec, ce qui témoigne de son expertise.
Après avoir terminé son travail de vérification, M. Émond nous a présenté un rapport de mission d’examen et les états financiers annuels lors de notre dernier conseil d’administration, comme le prévoit la charte. Ces documents seront également présentés à vous tous, membres de l’association, lors de la prochaine assemblée générale.
Chaque année, l’association fait face à la difficulté que la majorité des informations comptables proviennent soit de l’ENAP, qui perçoit les cotisations et les reverse à l’association, soit de l’Assurance santé des étudiants du Québec, qui gère toute la partie liée aux assurances. Et …. Comment dire … En étudiant en administration publique vous le savez toutes et tous … Ça prend du temps de discuter avec les administrations et de récupérer ces éléments précieux !
Malgré ces contraintes, le cabinet d’expertise comptable Mazars a pu mener à bien sa mission et a présenté les états financiers lors du Conseil d’administration du vendredi 28 juillet, en présence des coordonnateurs. Les coordonnateurs ont simplement demandé du temps avant d’adopter ce bilan, ce que le Conseil d’administration a naturellement accepté. C’est pourquoi je suis surpris par la posture des coordonnateurs qui invoquent l’absence de ce bilan pour justifier l’arrêt de leur mission. Il est évident que sans leur validation, ces états financiers ne sont pas encore validés et donc pas encore diffusables et l’assemble générale est en supsens. De plus les coordonnateurs de campus contestent la légitimité du comptable que vous avez tous choisi, ainsi que son travail.
Il est essentiel de comprendre que les rapports financiers d’une entreprise à but lucratif diffèrent grandement de ceux d’une organisation à but non lucratif (OBNL), et plus particulièrement d’une toute petite association comme la nôtre. En effet, notre association n’est pas comparable aux autres associations étudiantes du Québec rassemblées au sein de l’UEQ en termes de taille et de structure financière. Les coordonnateurs ont demandé un ensemble d’états financiers constitué d’un grand livre de comptes, comprenant un bilan, un état des résultats, un état de flux de trésorerie, et un état des bénéfices non répartis. Ces documents sont typiques pour une entreprise à but lucratif, mais ne sont pas appropriés ni même requis pour une petite OBNL comme la nôtre. L’expert-comptable a essayé de le leur expliquer avec beaucoup de patience et de pédagogie. C’est pourquoi l’expert-comptable a expliqué que ces documents n’ont jamais été produits depuis l’origine de l’AEENAP et ne seront pas produits pour une organisation de notre taille. De plus, en tant qu’OBNL, notre objectif n’est pas de réaliser un profit, donc un état des résultats, qui indique la rentabilité d’une organisation, n’est pas pertinent dans notre cas.
Toutefois, en dehors de ce qui semble être des mensonges ou de la mauvaise foi, il apparait peut-être aussi que les coordonnateurs ne comprennent pas pleinement la nature de notre organisation, les exigences financières qui lui sont propres et les missions qui leur incombent. Ils ne peuvent aucunement être blâmés pour cela. Nous comprenons toutes et tous une fois encore que leur mission les dépasse, nous avons essayé de les accompagner, mais nous ne devons pas les blâmer de choisir de se retirer de leurs engagements lorsque ceux-ci sont devenus trop exigeants.
Soyez assurés que le bureau exécutif a déjà pris le relais avec un plan de continuité pour rester à vos côtés.
Enfin, le budget prévisionnel de l’association a été également adopté à l’unanimité du Conseil d’administration lors de la séance du mois de juin. Bien que prévisionnel, ce budget est un élément important pour permettre à l’association d’y voir clair sur l’année à venir. L’expert-comptable a ainsi pu valider le sérieux de cette précision tout en nous engageant à le respecter scrupuleusement.
Ainsi, je tiens à vous assurer du dévouement du bureau exécutif de votre association et de notre engagement à servir vos intérêts. Nous continuerons à travailler sans relâche pour faire de l’AEENAP une association forte et représentative, qui répond aux besoins de ses membres et qui contribue à faire de l’ENAP un lieu d’apprentissage et de vie étudiante bienveillant et inclusif.